Automatizace firemních procesů: kde začít, aby to dávalo smysl a nebylo zbytečně drahé

Zavolal nám jednatel výrobní firmy s tím, že chce automatizovat vše. Měl seznam 23 procesů, které chtěl digitalizovat. Skončili jsme u tří. Ty tři mu ušetří 35 hodin měsíčně a vrátí se do půl roku. Zbývajících 20 by stálo víc, než kolik by kdy ušetřily. Tenhle článek je o tom, jak tu volbu udělat správně od začátku.

Proč většina automatizačních projektů selže nebo zklamá

Automatizace selže ze dvou důvodů. Buď firma automatizuje chaos, nebo automatizuje proces, který není dostatečně opakující se. Automatizovaný chaos je stále chaos, jen rychlejší. A automatizace procesu, který proběhne dvakrát za měsíc a pokaždé jinak, nevydělá na vývoj ani za pět let.

Správná automatizace začíná jinak: nikoliv od technologie, ale od analýzy. Kde tráví vaši lidé čas? Co se opakuje? Co je přesně definované a co je pokaždé trochu jiné?

Jak identifikovat procesy vhodné k automatizaci

Pravidlo opakování a definovatelnosti

Dobrý kandidát na automatizaci je proces, který probíhá alespoň jednou týdně, má jasně definované kroky a výsledek je vždy stejného typu. Příjmové e-maily s fakturami, zakládání kontaktů v CRM po příchodu poptávky, přeposílání objednávek z e-shopu do skladu, generování týdenních reportů.

Špatný kandidát je cokoli, kde výsledek závisí na posouzení zkušeného člověka, kde se kontext mění případ od případu nebo kde chyba může mít vážné následky bez lidské kontroly.

Metoda hodinového záznamu

Nejjednodušší způsob, jak identifikovat procesy vhodné k automatizaci, je požádat každého zaměstnance, aby si jeden týden zapisoval, co dělá a jak dlouho mu to trvá. Z výsledků obvykle vyskočí tři až pět procesů, které jsou zároveň časově nejnáročnější a nejopakovanější. Ty jsou na prvním místě.

Kde začít: tři typy procesů s nejlepší návratností

Z naší zkušenosti napříč desítkami projektů přináší nejrychlejší návratnost tři oblasti:

• E-mail a komunikace: třídění příchozích zpráv, automatické odpovědi, eskalace urgentních poptávek, zakládání tiketů v helpdesku
• CRM a leady: automatické zakládání kontaktů z formulářů, přiřazování poptávek obchodníkům, upomínky na follow-up
• Dokumenty a reporty: zpracování faktur, generování výkazů, archivace podkladů

Tyto procesy jsou dobře definované, vysoce opakující se a jejich automatizace nevyžaduje změnu toho, jak firma pracuje. Pouze odstraní manuální přenášení dat z místa na místo.

Co dělat s výsledky automatizace

Automatizace sama o sobě není výsledek. Výsledek je to, co vaši lidé udělají s časem, který automatizace uvolní. Pokud obchodník přestane ručně přepisovat kontakty do CRM a ten čas věnuje zákazníkům, automatizace se projeví na tržbách. Pokud ten čas věnuje prohlížení internetu, nepomohlo nic.

Proto každý projekt u nás uzavíráme nejen předáním řešení, ale i doporučením, jak přerozdělené kapacity využít. Automatizace je prostředek, ne cíl.

Chcete vědět, které procesy ve vaší firmě mají smysl automatizovat jako první? Domluvte si bezplatný firemní audit. Projdeme vaše procesy a připravíme konkrétní doporučení s odhadem návratnosti.