Automatické zpracování faktur: jak funguje OCR a AI a proč to 62 % českých firem stále dělá ručně

Účetní jednoho z našich klientů zpracovávala každý měsíc přibližně 200 přijatých faktur. Každou otevřela, přepsala do účetního systému a uložila. Průměrně 3 minuty na fakturu. Šest pracovních hodin měsíčně věnovaných výhradně opisování čísel, která jsou dávno na papíře nebo v PDF. Dnes to dělá automaticky.

Proč to stále dělá 62 % firem ručně

Výzkumy ukazují, že více než polovina českých firem dosud nezautomatizovala zpracování přijatých faktur. Hlavní důvody jsou tři: přesvědčení, že automatizace je složitá a drahá, strach z chyb v účetnictví a neznalost toho, jaká řešení vlastně existují.

Přitom dostupná řešení jsou dnes natolik vyspělá, že zvládnou číst faktury z PDF, e-mailových příloh i naskenovaných papírových dokumentů, s přesností, která je u standardních faktur vyšší než u ručního přepisu.

Jak celý proces funguje

Příjem a rozpoznání dokumentu

Faktury přicházejí e-mailem jako PDF nebo příloha. Systém je automaticky zachytí ze zadané e-mailové schránky nebo složky, identifikuje, že jde o fakturu, a předá je k dalšímu zpracování. Papírové faktury lze zpracovat naskenováním nebo fotografií z mobilního telefonu.

OCR a extrakce dat

OCR (optické rozpoznávání znaků) přečte text z dokumentu. AI k tomu přidá porozumění struktuře: pozná, které číslo je číslo faktury, které je IČ dodavatele, který řádek je základ daně a který je DPH. Na rozdíl od starších OCR systémů moderní AI to zvládne i u nestandardně vypadajících faktur nebo při různém rozmístění polí.

Validace a zaúčtování

Extrahovaná data se automaticky ověří proti databázi dodavatelů v CRM nebo účetním systému. Pokud vše sedí, faktura se zaúčtuje automaticky. Pokud se vyskytne nesrovnalost (neznámý dodavatel, částka mimo obvyklý rozsah, chybějící pole), systém upozorní účetní, která danou fakturu zkontroluje ručně.

Co to přinese reálně

U zmíněného klienta s 200 fakturami měsíčně se 85 % faktur zpracuje automaticky bez jakéhokoli ručního zásahu. Zbývajících 15 % jsou výjimky, nestandardní formáty nebo nové dodavatele, které účetní zkontroluje. Celkový čas věnovaný zpracování faktur klesl ze 6 hodin na méně než 1 hodinu měsíčně.

Přínos je ale i jinde: faktura přijatá v pátek odpoledne je zaúčtovaná v pondělí ráno automaticky, bez ohledu na to, jestli je účetní zrovna v kanceláři. Chybovost klesla prakticky na nulu, protože opis ručně je zdrojem velké části účetních chyb.

Kolik to stojí a jak nasadit

Nasazení základní automatizace zpracování faktur ve firmě s do 500 fakturami měsíčně vychází na částku srovnatelnou s jedním až dvěma měsíci platu účetní. Návratnost je typicky do 4 měsíců. Pro větší objemy jsou ceny individuální, ale poměr se mění ve prospěch automatizace s každou další fakturou.

Nasazení probíhá ve dvou fázích: napojení na e-mailovou schránku a nastavení pravidel pro extrakci, pak integrace s účetním systémem (Pohoda, ABRA, Money S3 a další). Celý projekt od zahájení po ostrý provoz trvá obvykle 3 až 4 týdny.

Chcete vědět, kolik faktur ve vaší firmě by šlo automatizovat? Domluvte si bezplatný audit. Projdeme váš aktuální proces, napojení na účetní systém a připravíme konkrétní návrh s odhadem nákladů a úspory.